0からのマーケティング

ビジネスが円滑に進む!わかりやすい文章の書き方3選

『簡潔でわかりやすい文章を書きたい』と悩んでいる、あなたへ。

社会人であれば、メールを書いたり、同僚に仕事の依頼をしたり、
何かを伝える、という行為は必ず行っていると思います。
しかし、ついつい話が長くなり、最終的に伝えたいことが伝えられていなかった、
なんていう経験があるのではないでしょうか。

どうしたら相手の時間を無駄にすることなく、簡潔でわかりやすく伝えられるか?

本記事では、そういった疑問に応えていきます。
この記事の書いている私は、1年後にWebマーケティングでフリーランスに転身することを目指す、30代OL。普段は人事の仕事をしており、Webマーケティングは未経験です。

そんな私が仕事をしながら、Webマーケティング・スクールに通い、
教わったライティング術をこちらで公開しております。
Webマーケティングは未経験で、ライティング術を学びたい!という方に
役に立つ記事なっていると思います。

ライティングはWebマーケティングの基本中の基本です。
理由は、どんな媒体を活用するにも、相手に何かを売り込む際は、
それを動画で伝える場合、文章で伝える場合のいずれにおいても、
セリフやブログだったりと、文章を考えなくてはいけないからです

ビジネスが円滑に進む!わかりやすい文章の書き方3選

初心者でも簡単!PREPの法則を取り入れる

わかりやすい文章とは何か。それは、結論が述べられている文章です。
文章表現でも、口語表現でも、
先に何を伝えるために、このメールを書いているのか、
このミーティングを設定したのかを伝えられていると、読む側、聞く側も、
結論を踏まえた上で、その後の内容を聞くことになるため、
何の疑問を抱くことなく、話をスムーズに頭の中で処理することができます。

そして、「この結論から先に話す」、という文章校正の方法を
PREP(プレップ)の法則と呼びます。

以下のようにPREPの順番で展開していくことでわかりやすい文章を書くことができます。

先ほども書きましたが、結論を先に書くことで、
「どうして、この話をしているんだろう?」
といった相手に余計な疑問を抱かせることがないため、相手を説得しやすくなります。
また、最後にまた同じことを繰り返すことで、より相手に情報を植え付けやすくなります。

また、結論に対しても理由(Reason)を上げ、その具体例(Example)を挙ることで説得力があがり、信ぴょう性のある文章を書くことができるようになります。

わかりやすいよう、具体例を書いていきますね。
例えば、あなたが採用担当で、面接の結果を上司に報告しなければいけないとします。

結論(Point):AさんとBさんを面接した結果、要件により合う候補者は、Aさんと判断しました。

理由(Reason):決め手となったのは、当社の理念の1つである、「顧客ファースト」という考え方を理解してくれている点です。

具体例(Example):Aさんは前職で営業をしていたそうで、その時に心掛けていたことは、「顧客から要望を受けた際には、できそうにないことでも、1度持ち帰り、本社と相談した上で回答するようにしていた」とおっしゃっていました。実際に、前例がなかったようなことでも、相談をすることで、実現できたこともあったということです。顧客の悩みを解決することを第1に考えて、行動していた結果、リピーターも増え、年間売上3連続1位になったこともあるそうです。

結論(Point):よって、Aさんを採用することが、当社にとってプラスになると判断いたしました。

上記のように理由と具体例が、あることで、読み手に
「どうして?」や「もっと具体的に説明してほしいんだけど」といった
疑問を持たせることなく、話を聞いてもらうことができます。

また、話の始める際に「結論から言いますと~」と話し始めるのが効果的です。
このフレーズは、ビジネス系のYouTuberもよく使用しています。

【簡単】箇条書きにする

簡潔でわかりやすい文章を書くには、読みやすさを意識する必要があります。
読みやすい文章とは、一読で理解できる文章でなくてはいけません。
そこで、すぐにでも取り入れられる方法として、
「箇条書きでする」ことを意識してみてください。以下に具体例を書いてみます。

私が仕事を心掛けていることは、メールは24時間以内に返信すること、新規顧客とのミーティングの前には、相手の基本情報を把握しておくこと、顧客のニーズをくみ取り、依頼される前に声をかけることの3つです。

私が仕事をする上で心掛けていることは、以下の3つです。

  1. メールは24時間以内に返信する
  2. 新規顧客とのミーティングの前には、相手の基本情報を把握する
  3. 顧客のニーズをくみ取り、依頼される前に声をかける

 

点でつなげて1文が長くなると、目で情報を追いづらくなります。
しかし、箇条書きにすると、改行があり、読みやすい見た目なり、わかりやすいです。
また冒頭に番号をつけることで、情報がいくつあるか明確になるので、
数える手間が減り、読み手にも親切です。

文章の構成ももちろん大切ですが、見せ方にも意識を向けられると
さらにわかりやすく、伝わりやすい文章を書くことができます。

【簡単】1文1情報を心掛ける

先ほども書きましたが、わかりやすい文章とは、一読で理解できる文章です。
1文の中に複数の情報が入っていると、
何回か読み直さおさないと、わからない!という文章になってしまいます。
それを解決するために、意識的に行うといいのが、「1文1情報」を心掛けることです。

わかりやすいよう、以下に具体例を書いてみます。

今朝、出社をし、コピー機を利用しようとしたところ、通常どおり作動しなかったため、総務へ連絡をし、業者へ確認をしてもらったところ、修理が必要ということだっため、5階の#501のコピー機は当面使用することができませんので、6階の#601のコピー機を使用していただきますよう、よろしくお願いいたします。

今朝、コピー機を利用しようとすると、通常どおり作動しませんでした。原因を確認するため、まずは総務へ連絡をしました。総務では原因を把握することができなかったため、業者へ確認をしていただくことにしました。すると、修理が必要という判断となりました。よって、5階の#501のコピー機は当面使用することができません。しばらくの間、6階の#601のコピー機をご利用していただくよう、お願いいたします。

NG例のように、文章が点で長く続くと、
「この文、いつ終わるんだろう?」という疑問を持たせてしまい、
読者はスムーズに情報を処理することができなくなります。

一文を短くし、一つの情報しか入れない!と意識することで、
その1文が伝えたいことが明らかになりますし、短くすることで情報が整理され、
わかりやすい文章を書くことができるようになります。

まとめ:意識することで、簡単にわかりやすい文章は書ける!

記事のポイントをまとめます!

  1. PREPの法則で文章を構成し、結論から先に書く。
    口語のときは、「結論から先に言いますと~」というと、
    相手に自分の話を植え付けやすくなる。
  2. わかりやすい文章とは、一読で理解できる文章のこと
  3. 箇条書きに書くと、見やすくて、わかりやすい
  4. 1文1情報を心がけ、1文を短くすることで、伝わりやすくなる

どれも、簡単に取り入れられます。
最初は慣れなくても、たくさん書けば書くほど、確実に上達すると実感しております。
ぜひ、参考にしてみてください。

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